Si intende in modo generale con backup una copia dei dati destinata all'archiviazione che può essere utilizzata in caso di errore per ripristinare uno stato precedente. Le cause di un errore possono essere innumerevoli, ma sono tipicamente riconducibili a due tipologie:
In tutti questi casi le informazioni (o una loro parte) risultano inutilizzabili e per ripristinare lo stato precedente all'errore è necessaria una copia dei dati che sono stati compromessi. L'operazione di ripristino è detta restore .
Perché il ripristino sia effettivo occorre che la copia di backup dei dati sia recente. Più tempo intercorre tra il momento in cui è stato effettuato il backup e il momento in cui si verifica l'errore, più gravi saranno gli effetti di quest'ultimo. Per questo motivo è importante pianificare un'attività di backup regolare che preveda periodicamente, a scadenze fisse, il backup generale dei dati e giornalmente il backup dei dati critici. Sono disponibili sistemi che consentono di automatizzare la procedura di backup e di avviarla automaticamente quando le risorse sono parzialmente o completamente inutilizzate (per esempio di notte) e sistemi che permettono di centralizzare il backup di più macchine in rete.